Bab 1 Google Mail, Blog, dan Drive
Sebuah akun di
Google berupa pasangan alamat email dan password dapat digunakan
untuk mengakses berbagai aplikasi dan fasilitas yang disediakan
Google, yaitu email Google Mail, blog Blogspot.com, penyimpanan data
Google Drive, jejaring sosial Google+, Google Hangouts, Google
Photos, video streaming Youtube, aplikasi perkantoran Google Docs,
dan lain-lain.
Berbagai layanan
Google ini dikenal sebagai Cloud Computing. Google Email,
Google+, Blogspot, dan Docs termasuk Cloud Computing jenis SaaS
(Software as a Service). Google Drive dan Photos termasuk IaaS
(Infrastructure as a Service). Google+ menjadi tempat menyimpan
profil Anda sebagai pemilik atau pengelola sebuah akun untuk semua
aplikasi atau layanan Google.
Bab ini hanya
membahas Gmail, Blog, dan Drive. Beberapa aplikasi yang terkait
perkantoran atau bisnis seperti Docs, Sheets, Slides, Photos, WPS
King Office, dan lain-lain akan dibahas terpisah pada bab-bab
berikutnya.
Bab ini dan bab-bab
selanjutnya memberikan contoh gambar-gambar dan langkah-langkah
dengan Android. Namun Anda dapat menggunakan panduan ini untuk sistem
operasi selain Android. Android dijadikan contoh karena jumlah
penggunanya saat ini paling banyak di dunia, termasuk di Indonesia,
dan terus bertambah dari waktu ke waktu.
1.1 Google Mail
Akun email rusmanto@gmail.com tidak hanya berguna
untuk mengirim dan menerima email, tapi juga untuk mengakses berbagai
layanan Google, termasuk Play Store untuk install app (applications)
di Android. Dalam sebuah gadget seperti HP atau Tablet Android Anda
dapat menggunakan lebih dari satu akun Google Email.
Jika Anda pengguna baru Android yang belum
memiliki akun di Google, atau Anda ingin membuat akun tambahan baru,
ikut langkah-langkah berikut. Contoh ini untuk membuat akun baru
penulis.buku.drive@gmail.com.
- Pilih ikon Settings di gadget Anda, lalu cari bagian Accounts atau yang sejenis, dan pilih Add account. Untuk Tablet Android, terlihat seperti gambar berikut.
Gambar
1.1 Menambah Account di Android
- Pilih Google, sehingga tampilan seperti gambar berikut. Pilih New untuk membuat akun baru. Pilhan Existing digunakan jika Anda sudah memiliki akun di Google, misal memiliki alamat @gmail.com yang masih aktif Anda gunakan.
Gambar
1.2 Membuat akun baru atau memakai yang sudah ada
- Tampilan berikut ini untuk menuliskan nama dalam bentuk dua kata, misal Rusmanto Maryanto. Nama tidak harus lengkap, tapi harus menulis di dua bagian, meskipun salah satunya dapat berupa satu huruf saja, misal Rusmanto M. Sentuh panah ke kanan untuk melanjutkan.
Gambar
1.3 Menuliskan dua kata nama
- Tentukan username, yang akan menjadi akun dan sekaligus alamat email. Misal username penulis.buku.drive yang otomatis menjadi alamat email penulis.buku.drive@gmail.com seperti gambar berikut ini. Jika username yang Anda pilih sudah digunakan pihak lain, Anda harus mengganti dengan username lain atau menambahkan kata setelah username pertama. Sentuh panah kanan untuk melanjutkan.
Gambar
1.4 Membuat username @gmail.com
- Tentukan password yang mudah diingat namun tidak mudah ditebak. Password minimal 8 karakter, gabungan huruf dan angka atau tanda baca.
Gambar
1.5 Membuat password khusus yang mudah diingat
- Setelah password diterima, muncul tampilan untuk menjawab pertanyaan dan alamat email, yang dibutuhkan jika sewaktu-waktu Anda lupa password. Alamat email harus berbeda dengan yang Anda buat di gmail.com ini.
Gambar
1.6 Pertanyaan dan jawaban pengingat password
- Sebelum menyelesaikan pembuatan akun Google, Anda ditawarkan bergabung ke Google Plus (Join Google+) dengan username dan password yang sama. Google+ berguna antara lain untuk chatting atau media sosial, seperti Facebook dan Twitter. Google+ mendukung gambar (Photos) dan video streaming untuk telepon video atau konferensi video dengan aplikasi Hangouts. Ketiga aplikasi ini (Google+, Photos, Hangouts) tidak dibahas di sini, sehingga Anda dapat melewatkan dengan memilih Not now.
Gambar
1.7 Tawaran join ke Google+
- Setelah tampil Finish Account, akan muncul kode acak yang harus Anda tuliskan ulang untuk mengakhiri proses pembuatan akun baru.
Gambar
1.8 Kode keamanan
- Sekarang HP/Tablet Anda telah terdaftar di Google dengan akun baru. Langkah berikutnya adalah mengakses akun Google Mail melalui web gmail.com atau aplikasi Gmail di HP/Tablet.
CATATAN: Jika Anda membuat lebih dari satu
akun email Google, maka Anda akan memiliki lebih dari satu tempat
penyimpanan (Drive), yang berguna untuk mendapatkan tempat
penyimpanan data lebih besar atau untuk menyimpan dua kelompok data
secara terpisah.
1.2 Blogspot dan Blogger
Blog masih populer dan banyak digunakan oleh
personal maupun insititusi untuk sekadar berbagi ilmu dan pengalaman
hingga promosi karya atau produk. Blogspot.com merupakan web gratis
layanan blog yang terkenal dari Google, mirip layanan blog Wordpress.
Pembuatan dan pengelolaan Blogspot.com dapat dilakukan melalui
aplikasi Android Blogger atau melalui browser web. Dengan aplikasi
Blogger di HP/Tablet Android, Anda dapat melakukan hal-hal berikut
ini kapan saja dan dari mana saja:
- Menulis blog untuk disimpan atau langsung dipublikasikan.
- Mengedit blog yang telah dibuat sebelumnya.
- Melihat daftar blog yang telah disimpan atau dipublikasikan.
- Berganti akun, jika Anda memiliki lebih dari satu akun Google untuk ngeblog.
- Menambahkan gambar atau foto dari Gallery yang ada dalam gadget, atau dari foto yang diambil langsung dengan HP/Tablet.
- Menambahkan label untuk tulisan yang pernah dibuat.
- Menambahhkan informasi lokasi untuk tulisan yang pernah dibuat.
Berikut ini beberapa langkah membuat blog dengan
aplikasi Blogger. Contoh ini menggunakan akun
penulis.buku.drive@gmail.com. Blog akan diberi alamat
bukudrive.blogspot.com, dan judul utama blog Latihan Menulis Blog.
- Install aplikasi Blogger melalui Play Store, dengan cara seperti menginstall aplikasi Android umumnya, yakni cari (search) Blogger yang dibuat oleh Google Inc. Kemudian pilih INSTALL dan ACCEPT. Ukuran aplikasi Blogger sekitar 3 MB.
Gambar
1.9 Blogger di Play Store
- Setelah Blogger berhasil terpasang di HP/Tablet, jalankan Blogger sehingga Anda akan diminta memilih akun untuk login. Dalam contoh ini penulis memilih akun penulis.buku.drive@gmail.com yang telah dibuat sebelumnya.
- Jika Anda baru pertama menggunakan akun email tersebut untuk membuat blog di blogspot.com, maka Anda akan diminta mendaftarkan diri untuk masuk Blogger (Sign-up for Blogger).
Gambar
1.10 Sign-up for Blogger
- Masukkan alamat email lengkap dan password untuk login ke Blogger, kemudian Anda diminta memilih bahasa, misal Bahasa Indonesia. Klik “Lanjutkan ke Blogger” (di bagian kiri bawah) untuk mulai membuat atau mengelola blog di blogspot.com.
- Untuk memulai menulis blog, klik Blog Baru atau New Blog, kemudian beri judul blog dan beri nama atau alamat blog sebagai sub-domain blogspot.com. Misal judul blog Latihan Menulis Blog, dengan alamat bukudrive.blogspot.com. Jika nama yang Anda pilih sudah digunakan orang lain, akan muncul “Maaf, alamat blog ini tidak tersedia” dan Anda dapat mengubah kata bukudrive dengan kata lain, hingga muncul tulisan “Alamat blog ini tersedia.”
Gambar
1.11 Judul utama dan alamat blog
- Pilih salah satu Template desain blog yang disediakan Blogger, misal Sederhana. Kemudian klik Buat blog! (di bagian kanan bawah).
- Blog bukudrive.blogspot.com berhasil dibuat, Anda dapat memulai menulis dengan klik “Mulai mengeposkan”. Tulisan judul dan isi blog pertama Anda. Anda dapat simpan sebagai Draft atau langsung publikasikan dengan klik Publikasikan. Tes hasilnya dengan mengakses alamat blog Anda melalui browser web.
Gambar
1.12 Posting pertama di blog
1.3 Pengantar Google Drive dan Docs
Google Drive berguna
antara lain untuk menyimpan berbagai file seperti foto, video,
dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi, sehingga mudah diakses
dari mana saja, kapan saja, dan menggunakan perangkat apa saja.
Gambar
1.13 Logo Google Drive
Google Drive dipilih
penulis karena daya tampungnya besar untuk penyimpanan data, gratis
hingga 15 GB, dan menyatu dengan aplikasi perkantoran yang ada di
Android. Tempat penyimpanan lain seperti Dropbox memiliki
keterbatasan, saat ini hanya gratis 2,5 GB dan tidak menyatu dengan
aplikasi Android. OneDrive dari Microsoft saat ini juga belum menyatu
secara baik dengan Android, meskipun dapat dipasang di Android dan
memiliki daya tampung 15 GB.
Jika Anda menggunakan
gadget Android (HP/Tablet PC), maka aplikasi atau app
Drive tersedia di Play Store dan dapat diunduh gratis. Aplikasi Drive
ini berguna untuk mengakses Google Drive. Aplikasi Drive juga
tersedia untuk sistem operasi iOS (iPhone/iPad), Mac OSX dan Windows,
atau perangkat sistem operasi komputer apa saja yang dapat
menjalankan browser web untuk mengakses alamat drive.google.com.
Aplikasi Google Drive
dirilis pertama pada April 2012 untuk Android, kemudian iOS
(iPhone/iPad). Sebelum menyediakan Drive, Google telah memiliki
aplikasi perkantoran Google Docs yang dijalankan secara online
melalui browser web dengan alamat docs.google.com. Google Docs juga
memberikan tempat penyimpanan yang kemudian diberi nama Google Drive.
Google Docs terdiri atas aplikasi pengolah kata atau Word Processor
“Docs”, pengolah angka atau Spreadsheet “Sheets”, dan pembuat
presentasi atau Presentation “Slides”.
Saat ini Google Drive
tidak hanya untuk menyimpan data yang berasal dari aplikasi Google
(Docs, Sheets, Slides, dan lain-lain), tapi juga data dari aplikasi
lain yang dapat menyimpan file di internet, misal aplikasi
perkantoran WPS Office yang akan dibahas pada bab tersendiri.
1.4 Install Google Drive
Cara menginstal
Google Drive sama mudah dengan menginstal app Android umumnya. Drive
tersedia untuk berbagai versi Android, termasuk versi lama (2.x),
tapi Docs, Sheets, dan Slides hanya tersedia untuk Android versi 4.0
ke atas. Berikut ini langkah-langkah menginstall Drive di Android.
- Cari dan sentuh app Play Store, kemudian cari “drive” dengan menuliskan drive pada bagian Search. Jika Anda baru pertama menggunakan Android dan belum login dengan username alamat email Anda, maka Anda harus login dengan salah satu alamat email di gmail.com.
Gambar
1.14 Play Store – search drive
- Pilih Google Drive (dari) Google Inc. Banyak nama app yang mirip. Sentuh untuk melihat informasi lebih detil agar Anda yakin app itu yang ingin diinstal.
Gambar
1.15 Drive siap diinstall
- Sentuh INSTALL akan diikuti tampilan jendela yang meminta Anda menyetujui (ACCEPT) untuk mengakses beberapa bagian Android atau perangkat Anda, seperti gambar berikut.
Gambar
1.16 Sentuh ACCEPT untuk install app
- Play Store akan mulai mengunduh app dari server Google, kemudian langsung meng-install-nya. CATATAN: Ukuran file app Drive ini hanya sekitar 8 MB, sehingga tidak akan membutuhkan waktu lama dan biaya besar. Sedangkan ukuran file app Docs, Sheets, dan Slides jauh lebih besar (mencapai puluhan MB), sehingga Anda perlu memperhitungkan kecepatan akses internet, terutama terkait penggunaan waktu dan biaya yang harus Anda keluarkan, sebelum Anda menginstal Docs, Sheets, dan Slides.
Gambar
1.17 Google Drive berhasil diinstall
- Anda dapat langsung menjalankan app Drive dengan memilih OPEN. Sebaliknya jika Anda salah menginstal app, maka pada saat selesai install Anda dapat langsung UNINSTALL.
- Setelah dijalankan, pertama kali Drive akan menampilkan My Drive, yaitu folder utama dan isinya di komputer Cloud Google. Tampilan My Drive di HP dan Tablet bisa berbeda, meskipun menggunakan versi Drive yang sama. Berikut ini tampilan drive di HP dengan layar kecil (misal 3 inci atau lebih kecil).
Gambar
1.18 Tampilan pertama My Drive di layar kecil
- Berikut ini tampilan My Drive di HP/Tablet layar besar (4 inci atau lebih besar). Di bagian bawah ada tiga ikon Upload, Create, dan Scan, untuk meng-upload file, membuat file baru, atau men-scan kertas berisi gambar/teks. Ketiganya akan dibahas pada bagian akhir bab ini dan bab-bab selanjutnya.
Gambar
1.19 Tampilan pertama My Drive di layar besar
- File yang sudah berada di My Drive dapat diproses lebih lanjut dengan menyentuh lingkaran berisi huruf I (Info) di sebelah kanan file. Proses labih lanjut itu adalah di-share ke akun email lain (Share), di-share link atau alamatnya saja (Share link), diberi tanda bintang (Star), dipindahkan (Move), dikirim sebagai file (Send file), diunduh (Download), diubah namanya (Rename), dan sebagainya seperti terlihat di gambar berikut ini.
Gambar
1.20 Info tindak lanjut file dalam Drive
1.5 Google Drive Menu & Settings
Saat pertama kali dijalankan, Drive akan
menampilkan My Drive. Untuk menampilkan menu Drive, sentuh pojok kiri
atas (My Drive) sehingga terlihat seperti gambar berikut ini.
Gambar
1.21 Menu Drive
Penjelasan Menu Drive:
- Nama dan alamat email menunjukkan akun yang sedang dibuka/diakses, dan dapat diubah untuk mengakses akun lain jika telah didaftarkan melalui Settings Android (lihat bagian awal bab ini.)
- My Drive: isi folder utama (paling atas) dari Drive yang tersimpan di server cloud Google.
- Incoming: file yang di-share oleh akun lain kepada akun yang sedang dibuka.
- Starred: file yang diberi tanda bintang (Star).
- Recent: file yang terakhir diakses.
- On device: file yang dibuat melalui aplikasi di lokal, misal Docs, atau file di Drive yang diberi tanda “Keep on device” sehingga tersimpan HP/Tablet selain di Drive.
- Uploads: file hasil upload dari HP/Tablet.
- Settings: pengaturan yang akan dibahas lebih lanjut di bawah ini.
Sebelum menggunakan Drive bersama aplikasi
perkantoran Docs, Sheets, dan Slides, Anda dapat menggunakan Drive
untuk menyimpan file apa saja, misal foto (dari Gallery), lagu/musik,
rekaman (dari Voice recorder), file lain dari HP/Tablet, atau file
dari akun Drive pengguna lain (alamat email lain). Cara upload
dibahas di bagian akhir bab ini.
Secara bawaan (default), Drive hanya akan
mengupload (upload) file ketika Anda akses internet melalui Wi-Fi,
agar pengguna HP/Tablet tidak terbebani biaya mahal menggunakan akses
internet operator (GPRS/3G/4G). Setting pada HP/Tablet otomatis
memberi tanda (check) “Uploading and updating of files will
pause when Wi-Fi connection isn't available” seperti di gambar
1.22.
Gambar
1.22 Settings Drive di HP/Tablet yang memiliki koneksi data selular
Jika Anda memiliki akses internet selular 3G/4G
yang murah dan tidak terbatas (unlimited), Anda dapat mengubah
agar Drive juga dapat mengupload file ketika tidak ada akses Wi-Fi.
Caranya, pada DATA USAGE hilangkan tanda cek (un-check) “Uploading
and updating of files will pause when Wi-Fi connection isn't
available.”
Jika Anda mengakses internet melalui HP/Tablet
dengan berbayar sesuai pulsa atau berdasar pemakaian data, langkah di
atas (un-check) dapat membuat tagihan atau penggunaan pulsa Anda
membengkak.
CATATAN: Tablet yang hanya memiliki akses
Wi-Fi, tidak ada akses selular GRPS/3G/4G, secara otomatis hanya bisa
digunakan untuk akses internet ketika Tablet tersambung ke Wi-Fi,
sehingga tampilan menu Settings-nya tidak ada pilihan DATA USAGE,
seperti gambar berikut ini.
Gambar
1.23 Settings Drive untuk Tablet koneksi Wi-Fi saja
Penjelasan Settings
lainnya:
- Cache size: ukuran memori penyimpanan sementara (cache) pada Drive. Ukuran minimal 25 Mb, default 50 MB, maksimum 250 MB.
- Clear Cache: menghapus semua data dokumen yang tersimpan di cache, berguna jika HP/Tablet lambat bekerja karena memori hampir penuh.
- Enable encryption: untuk mengenkripsi data yang tersimpan di lokal (HP/Tablet) agar tidak diakses orang lain.
1.6 Upload File ke Google Drive
Pada menu utama Drive (My Drive) ada pilihan
Uploads seperti terlihat di gambar berikut. Menyentuh pilihan Uploads
ini bukan langsung untuk melakukan penguploadan file (upload), tapi
untuk melihat daftar file yang pernah di-upload ke Google Drive.
Gambar
1.24 Menu Drive – Uploads
Setelah Uploads dipilih akan terlihat semua file
yang pernah diupload ke internet (Google Drive). Contoh tampilan
halaman Uploads yang masih kosong karena belum ada file diupload.
Kadang di layar tertulis “Your documents will appear shortly”
karena kosong atau karena menunggu ada akses internet.
Gambar
1.25 Tampilan Uploads masih kosong
Upload Foto & Video
Untuk mulai mengupload atau upload foto/video,
Anda dapat memilih beberapa alternatif berikut ini.
- Jika layar HP/Tablet Anda lebar sehingga Drive memiliki 3 ikon di bagian bawah (Upload, Create, dan Scan), maka Anda dapat menggunakan Upload untuk mengupload file foto atau video melalui aplikasi yang telah terpasang di HP/Tablet, misal Gallery, seperti terlihat di gambar berikut (Gallery ada dalam pilihan di tengah atas).
Gambar
1.26 Upload foto dan video melalui Gallery
- Setelah menyentuh Gallery, pilih “Always” atau “Just one”, lalu pilih salah satu file foto atau video yang ada dalam Gallery. Saat itu juga file terpilih diupload ke Drive jika koneksi internet memungkinkan. “Always” berarti seterusnya memilih Gallery, sedangkan “Just one” berarti menggunakan Gallery tidak untuk seterusnya.
- Create berguna untuk membuat folder atau file perkantoran baru melalui aplikasi Docs, Sheets, dan Slides (akan dibahas di bab berikutnya).
- Scan berguna untuk mengambil gambar (HP/Tablet berfungsi seperti mesin scanner) dan mengubahnya menjadi PDF, lalu mengupload ke Drive.
- File yang diupload langsung terlihat di My Drive, meskipun seluruh proses upload belum selesai, seperti gambar berikutn ini.
Gambar
1.27 Isi My Drive bertambah setelah upload foto dan video
- Jika daftar file di My Drive sudah sangat banyak, Anda dapat melihat file apa saja yang diupload melalui menu utama Drive > Uploads. Tampilan jendela Uploads seperti pada gambar berikut.
Gambar
1.28 Jendela Uploads: dua file telah diupload
- Cara lain mengupload foto tidak melalui menu Upload (misal dari HP Android berlayar kecil) adalah menjalankan aplikasi Gallery. Pertama jalankan Gallery untuk memilih foto yang akan diupload, lalu pada foto itu sentuh Menu dan ikon Send, atau sentuh ikon Share, sehingga muncul beberapa pilihan sharing seperti gambar berikut. Pilih Drive.
Gambar
1.29 Menu Share dari Gallery
- Drive akan dijalankan untuk mengupload foto yang dipilih dari Gallery, sehingga muncul menu untuk memberi nama file (DOCUMENT TITLE), alamat email untuk Drive (ACCOUNT), dan nama direktori (FOLDER) di drive atau My Drive, seperti terlihat di gambar berikut.
Gambar
1.30 Upload foto dari Gallery ke My Drive
- Banyak cara lain lagi upload foto, antara lain menggunakan app Google Photos atau app file manager apa saja yang akan di bawah di bagian akhir bab ini.
- Google Photos mirip dengan Gallery, namun memiliki lebih banyak pilihan sharing, dan lebih menyatu dengan Google Drive. Klik foto yang akan diupload, lalu pilih Share, sehingga muncul banyak pilihan Share, salah satunya Drive seperti gambar berikut. Langkah selanjutnya sama dengan ketika menggunakan Gallery.
Gambar
1.31 Upload foto dari app Photos ke Drive
Upload File selain
Foto/Video
- Untuk mengupload berbagai jenis file, banyak pilihan app file manager. Jika tidak ada app file manager bawaan Android Anda, lebih dahulu install salah satu app file manager, misal My File, File Manager (Explorer), ASTRO File Manager, atau lainnya. Umumnya aplikasi dapat menampilkan pilihan Share dengan menyentuh dan menahan file yang akan dishare. Lalu pilih share dengan Drive.
- Gambar berikut ini menunjukkan salah satu file manager (My Files) yang akan digunakan untuk mengupload file PDF pada SD Card eksternal (BreakingBarriers.pdf) ke Drive.
Gambar
1.32 My Files memilih file PDF untuk diupload ke Drive
- Dengan menyentuh dan menahan file BreakingBarriers.pdf, muncul menu seperti gambar berikut ini, yang berisi pilihan kedua “Share via”.
Gambar
1.33 File BreakingBarriers.pdf siap dishare dengan Drive
- Pada menu Share via, terdapat pilihan “Drive” seperti di gambar berikut.
Gambar
1.34 Drive salah satu pilihan sharing
- Dengan memilih Drive, menu selanjutnya seperti ketika upload dari Gallery, yakni memberi nama file (DOCUMENT TITLE), email akun Drive (ACCOUNT), dan My Drive atau folder di dalamnya (FOLDER). Pilih OK untuk memulai upload ke Drive.
Upload File Hasil
Scan dari HP/Tablet
- Fasilitas Scan yang disediakan Drive berguna memudahkan Anda mengambil foto dokumen dan menyimpannya sebagai PDF, kemudian meng-upload ke Google Drive. Tombol Scan (ikon kamera) di Drive ini tidak muncul pada beberapa HP Android layar kecil. Penulis tidak menemukan tombol Scan pada HP Android berlayar 3 inci. Gambar 1.35 dan 1.36 dibuat penulis dengan HP Android berlayar 4,7 inci. Banyak alternatif aplikasi untuk scan yang tersedia di Play Store, antara lain CamScanner-Phone PDF Creator dan PDF Document Scanner.
Gambar
1.35 Pengambilan foto dokumen melalui Scan
- Cara membuat scan dokumen, klik Scan, lalu arahkan kamera HP/Tablet ke dokumen yang akan discan dan tekan tombol tengah (ambil foto) seperti membuat foto biasa. Jika hasilnya baik, klik tanda centang (v) untuk menyimpan dan mengupload hasil scan ke Drive sebagai file PDF. Pada Google Drive Anda akan ada file baru dengan nama awal scanned.
Gambar
1.36 Hasil scan telah diupload ke Google Drive
